Van rommelige kleedkamers naar gestroomlijnd materiaalbeheer

De uitdaging

Bij veel clubs worden tenues en materialen aan het begin van het seizoen in bulk uitgedeeld — vaak vanuit de kantine of een berging. Wie welke maat heeft ontvangen wordt op papier bijgehouden, of niet. Aan het einde van het seizoen ontbreekt er kleding, is de borg onduidelijk en kost de inname weken aan nabelwerk.

Het probleem is niet het materiaal zelf, maar de administratie eromheen. Zonder systeem is het onmogelijk om bij te houden welk lid welk item heeft, in welke maat, met welke borg — laat staan wat er nog in voorraad is.

De oplossing: Pakketten, Uitgiftes en Borg

Het inventaris systeem van Club Wize werkt met materiaal pakketten — vooraf samengestelde sets van items. Denk aan een "Standaard Tenue" (shirt, broek, kousen) of een "Keeper Set" (keepersshirt, handschoenen, broek). Bij seizoenstart geef je een pakket uit aan een heel team of individuele leden, inclusief maat-tracking en borg.

Zo werkt het in de praktijk

Het materiaalteam stelt aan het begin van het seizoen pakketten samen: een shirt, broek en kousen per speler. Via de uitgifte wizard selecteer je het pakket, kies je "Leden uit team", selecteer je het team en iedereen krijgt in één keer zijn set toegewezen — inclusief de juiste maat en borg.

Aan het einde van het seizoen nodigt het systeem uit tot inname. Per lid zie je exact wat er uitgegeven is en wat er terugkomt. Ontbreekt er iets? Dan kan de borg deels of volledig worden ingehouden. De voorraad wordt automatisch bijgewerkt zodat je voor het volgende seizoen precies weet wat je hebt.

Voorheen raakten we elk seizoen zo'n 15% van de tenues kwijt. Nu weten we precies wie wat heeft en worden we automatisch herinnerd aan de inname. De borg regelt de rest.

Resultaat

Verenigingen die hun kleding uitgifte via Club Wize regelen, melden minder verlies, snellere inname en minder discussies over borg. Het materiaalteam bespaart uren aan administratie en heeft altijd actueel inzicht in de voorraad per locatie.