Algemene voorwaarden

1. Toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle diensten van Club Wize, het SaaS-platform voor verenigingsbeheer. Door gebruik te maken van onze diensten gaat u akkoord met deze voorwaarden.

2. Definities

• Platform: Het Club Wize SaaS-platform, toegankelijk via clubwize.nl en subdomaines
• Gebruiker: Elke persoon die toegang heeft tot het platform
• Beheerder: Een gebruiker met beheerdersrechten voor een vereniging
• Vereniging: De organisatie die een abonnement heeft op Club Wize
• Verenigingsomgeving: De afgeschermde omgeving van een vereniging binnen het platform

3. Gebruik van de dienst

Club Wize is ontwikkeld voor verenigingen om hun leden, teams, commissies, sponsoren, contracten, inventaris, wedstrijden, evenementen, sociale veiligheid en tucht te beheren. U mag de dienst alleen gebruiken voor de bedoelde doeleinden.

Het is niet toegestaan om:

• De dienst te misbruiken of te verstoren
• De dienst te gebruiken voor illegale activiteiten
• Ongeautoriseerde toegang te proberen verkrijgen
• Gegevens van andere gebruikers te benaderen zonder toestemming
• De dienst te gebruiken om spam of malware te verspreiden

Wij behouden ons het recht voor om accounts op te schorten of te beëindigen bij misbruik.

Berichten tussen leden

De berichtenfunctie van Club Wize is bedoeld voor respectvol contact binnen de eigen vereniging — tussen teamgenoten, commissieleden en het bestuur. Pesten, bedreigen, intimideren, discrimineren of het delen van aanstootgevende inhoud worden niet getolereerd. Voor dit soort gedrag geldt een nultolerantie.

Ziet u een bericht dat hier niet thuishoort? U kunt het direct in de app melden bij uw vereniging: houd het bericht ingedrukt en kies ‘Bericht melden’. De melding komt vertrouwelijk terecht bij de vertrouwenscontactpersoon of het bestuur van uw vereniging, die de melding beoordeelt en passende maatregelen neemt.

De vereniging kan een lid dat zich niet aan deze regels houdt de toegang tot de berichtenfunctie ontzeggen of uit een gesprek verwijderen. Omdat de vereniging zelf haar ledenadministratie voert en bepaalt wie lid is, kan zij een lid ook volledig uit de vereniging verwijderen.

4. Account en beveiliging

U bent verantwoordelijk voor het beveiligen van uw accountgegevens:

• Kies een sterk, uniek wachtwoord
• Deel uw inloggegevens niet met anderen
• Schakel bij voorkeur twee-factor authenticatie (2FA) in
• Meld verdachte activiteiten direct bij ons

Club Wize is niet aansprakelijk voor schade door ongeautoriseerd gebruik van uw account als dit te wijten is aan nalatigheid in beveiliging.

Beveiligingslogboek en audit trail

Club Wize registreert inlogactiviteit, wachtwoordresets en toegang tot persoonsgegevens ten behoeve van beveiliging en AVG-compliance. Dit omvat IP-adressen, browserinformatie, tijdstippen van inlog, en metadata over welke beheerders welke gegevens hebben ingezien of gewijzigd. De bewaartermijnen en rechtsgronden voor deze logging staan beschreven in onze privacyverklaring.

5. Sociale veiligheid en gevoelige gegevens

Club Wize biedt functionaliteit voor sociale veiligheid, waaronder VCP dossiers (vertrouwenscontactpersoon), certificeringen en gedragscode-beheer. Bij het gebruik van deze functionaliteiten geldt:

• Verwerkingsverantwoordelijkheid: Uw vereniging is verwerkingsverantwoordelijke voor alle sociale veiligheidsgegevens. Club Wize fungeert als verwerker.
• VCP dossiers: De vertrouwenscontactpersoon is verantwoordelijk voor het zorgvuldig vastleggen van meldingen en gesprekken. Vertrouwelijke dossiers zijn alleen toegankelijk voor gebruikers met bewerken-rechten op sociale veiligheid.
• Certificeringen: De vereniging is verantwoordelijk voor het tijdig bijwerken van VOG's, diploma's en andere certificeringen van haar leden.
• Gedragscode: Gedragscode akkoord-verzoeken worden per e-mail verstuurd met beveiligde links. De vereniging bepaalt zelf de inhoud van de gedragscode.

Club Wize adviseert om de toegangsrechten voor sociale veiligheid zorgvuldig in te richten en te beperken tot de vertrouwenscontactpersoon en direct betrokken bestuurders.

6. Betaling en abonnementen

Proefperiode: Nieuwe gebruikers kunnen Club Wize 30 dagen gratis uitproberen. Tijdens de proefperiode heeft u toegang tot alle functies.

Betaling: U kunt kiezen voor maandelijkse of jaarlijkse betaling. Bij jaarlijkse betaling vooruit ontvangt u korting. Betaling gebeurt via automatische incasso (SEPA) of op factuur met een betaaltermijn van 14 dagen.

Facturen: Alle facturen zijn beschikbaar in uw accountomgeving. Bij niet-betaling binnen de betalingstermijn kan uw toegang worden opgeschort.

Jaarlijkse prijsaanpassing (indexatie): Eén keer per jaar, per 1 januari, passen wij de abonnementsprijs aan op basis van het officiële inflatiecijfer van het CBS (de consumentenprijsindex). Wij verlagen de prijs nooit: is de inflatie een keer negatief, dan blijft uw prijs gelijk. In de eerste 12 maanden van uw abonnement passen wij geen indexatie toe. U hoort minimaal twee maanden van tevoren wat de nieuwe prijs wordt. Komt de stijging in één jaar boven de 5% uit, dan mag u het abonnement kosteloos opzeggen — laat ons dat dan wel binnen 30 dagen na onze aankondiging weten.

Pakketwijzigingen:

• Upgrades gaan direct in na goedkeuring
• Bij jaarlijkse betaling wordt het verschil pro-rata verrekend via een aanvullende factuur
• Bij maandelijkse betaling gelden de nieuwe kosten vanaf de eerstvolgende factuurperiode
• Downgrades gaan in na afloop van de huidige betaalperiode
• Bij jaarlijkse betaling gaat de downgrade in na afloop van het lopende jaar
• Bij maandelijkse betaling gaat de downgrade in per de volgende maand
• Er vindt geen restitutie plaats voor de resterende periode bij downgrades
• De limieten van het huidige pakket blijven gelden tot de downgrade ingaat

7. Opzegging

Heeft u bij de start een eerste looptijd afgesproken (bijvoorbeeld 12 maanden)? Dan loopt die periode eerst uit. Daarna gaat uw abonnement door voor onbepaalde tijd en kunt u het elke maand opzeggen, met een opzegtermijn van één maand. Opzeggen doet u schriftelijk via uw accountomgeving of per e-mail.

• Bij opzegging blijft de dienst beschikbaar tot het einde van de opzegtermijn of de lopende termijn
• Er vindt geen restitutie plaats voor reeds betaalde periodes
• Binnen 30 dagen na beëindiging leveren wij een volledige export van uw gegevens in een gangbaar formaat (zoals CSV of Excel)
• Na die export worden uw gegevens verwijderd conform ons privacybeleid en geldende bewaarplichten

9. Beschikbaarheid en ondersteuning

Wij streven naar een beschikbaarheid van het platform van ten minste 99,5% per maand. Dit is een streefwaarde en een inspanningsverplichting, geen harde garantie: halen wij het een keer niet, dan krijgt u geen geld of vergoeding terug, maar wij lossen storingen zo snel mogelijk op.

• Gepland onderhoud wordt minimaal 24 uur van tevoren aangekondigd en buiten piekuren uitgevoerd
• Bij storingen informeren wij u via e-mail en/of onze statuspagina
• Ondersteuning is beschikbaar per e-mail via support@clubwize.nl
• Wij streven ernaar om binnen twee werkdagen te reageren op uw vraag
• Storingen die kernfunctionaliteit blokkeren — zoals inloggen of de ledenadministratie — behandelen wij met voorrang. Wij zijn geen 24/7-organisatie; buiten werkdagen kan een reactie langer duren

10. Intellectueel eigendom

Club Wize, inclusief de software, het ontwerp, logo's en alle gerelateerde materialen, is eigendom van SportsTech United. U verkrijgt een beperkt, niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de duur van uw abonnement.

Het is niet toegestaan om de software te kopiëren, te wijzigen, te reverse-engineeren, of te gebruiken voor het maken van afgeleide werken.

11. Aansprakelijkheid

Gaat er door een fout van ons iets mis — bijvoorbeeld doordat gegevens verloren gaan — dan vergoeden wij die schade tot maximaal het bedrag dat u in de drie maanden daarvoor aan abonnement heeft betaald.

Schade die daar weer een gevolg van is — zoals gemiste contributies of imagoschade — vergoeden wij niet, behalve als wij die met opzet of bewuste roekeloosheid hebben veroorzaakt. Daarom zijn van vergoeding uitgesloten:

• Indirecte schade en gevolgschade
• Gederfde winst of gemiste omzet
• Verlies van gegevens door nalatigheid van de gebruiker
• Schade door overmacht (zoals storingen bij externe dienstverleners)

U bent zelf verantwoordelijk voor het maken van back-ups van uw gegevens buiten het platform.

12. Wijzigingen in deze voorwaarden

Wij kunnen deze algemene voorwaarden wijzigen. Wijzigingen worden bekendgemaakt via e-mail en in uw accountomgeving, met een opzegtermijn van minimaal één maand. Indien u niet akkoord gaat met de wijzigingen, kunt u uw abonnement opzeggen voordat de wijzigingen ingaan.

13. Toepasselijk recht

Op deze algemene voorwaarden en alle overeenkomsten die hieruit voortvloeien is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland.