Privacyverklaring

1. Gegevens die we verwerken

Club Wize is een SaaS-platform voor verenigingsbeheer. We verwerken de volgende gegevens:

Accountgegevens (beheerders)

• Contactgegevens: Naam, e-mailadres en verenigingsaffiliatie voor accountbeheer
• Authenticatie: Wachtwoord (versleuteld opgeslagen) en optioneel TOTP/2FA-instellingen voor extra beveiliging
• Beheerrechten: Rol binnen de vereniging, toegangsrechten en laatste login-tijdstip

Verenigingsdata

• Ledenadministratie: Namen, contactgegevens, lidmaatschapsgegevens van uw leden
• Teams en commissies: Teamindelingen, commissieleden, rollen
• Organisaties en contacten: Sponsoren, leveranciers, contactpersonen
• Contracten en financiën: Sponsorovereenkomsten, facturen, betalingsgegevens
• Inventaris: Materiaalbeheer, uitgiftes, locaties
• Wedstrijden en evenementen: Wedstrijdgegevens, uitslagen, evenementinschrijvingen
• Documenten: Door u geüploade bestanden en afbeeldingen

Sociale veiligheid (bijzondere persoonsgegevens)

Club Wize biedt een module voor sociale veiligheid. Hierbij kunnen de volgende gevoelige gegevens worden verwerkt:

• VCP dossiers: Meldingen en vertrouwelijke gesprekken over grensoverschrijdend gedrag, inclusief namen van betrokkenen en melders. Deze gegevens worden uitsluitend ingevoerd door de vertrouwenscontactpersoon (VCP) van uw vereniging.
• Certificeringen: Verklaringen Omtrent het Gedrag (VOG), diploma's, vakbekwaamheidsbewijzen en verloopdatums
• Gedragscode akkoorden: Registratie van akkoordverklaringen op de gedragscode van uw vereniging, inclusief naam, datum en versie

Verwerking op basis van gerechtvaardigd belang: De verwerking van deze gegevens gebeurt op grond van het gerechtvaardigde belang van de vereniging om een veilig sportklimaat te waarborgen, conform de richtlijnen van NOC*NSF. De vereniging is zelf verwerkingsverantwoordelijke voor deze gegevens. Vertrouwelijke VCP dossiers zijn alleen toegankelijk voor gebruikers met specifieke bewerken-rechten op sociale veiligheid.

2. Waarvoor we uw gegevens gebruiken

We gebruiken uw gegevens uitsluitend voor:

• Het leveren en verbeteren van onze diensten
• Toegang tot het beheerportaal van uw vereniging
• Contact bij supportvragen en technische hulp
• Accountbeveiliging via wachtwoord en TOTP/2FA
• Het versturen van belangrijke service-updates
• Het verwerken van betalingen en facturatie
• Compliance monitoring van sociale veiligheid (4 V's) en automatische herinneringen bij verlopen certificeringen
• Het versturen van gedragscode akkoord-verzoeken per e-mail met beveiligde links

4. Bewaartermijn

Uw gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk:

• Actieve accounts: Zolang u de dienst gebruikt
• Bij opzegging: Gegevens worden 30 dagen bewaard voor backup-doeleinden, daarna volledig verwijderd
• Bij inactiviteit: Automatische verwijdering na 2 jaar zonder activiteit
• Financiële gegevens: 7 jaar conform wettelijke bewaarplicht

5. Uw rechten

U heeft volledige controle over uw gegevens:

Binnen het platform

• Persoonlijke gegevens wijzigen (naam, e-mail)
• Wachtwoord aanpassen
• TOTP/2FA in- of uitschakelen
• Account en verenigingsgegevens verwijderen

Via contact

• Inzage vragen in al uw accountgegevens
• Data-export aanvragen (dataportabiliteit)
• Correcties laten doorvoeren
• Volledige verwijdering van uw account aanvragen
• Bezwaar maken tegen verwerking

6. Cookies

Club Wize gebruikt alleen functionele cookies die noodzakelijk zijn voor de werking van het platform:

• Sessie-cookies: Voor inloggen en authenticatie
• Beveiligings-cookies: Voor CSRF-bescherming

We gebruiken geen tracking cookies, analytics cookies of advertentie cookies. Er is geen cookie-banner nodig omdat we alleen strikt noodzakelijke cookies gebruiken.

7. Beveiliging van uw gegevens

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen:

• Versleuteling in transit: Alle dataoverdracht gebeurt versleuteld via SSL/TLS (HTTPS)
• Versleutelde documentopslag: Geüploade documenten en bestanden worden versleuteld opgeslagen (server-side encryption)
• Wachtwoordbeveiliging: Wachtwoorden worden gehashed opgeslagen met moderne algoritmes (bcrypt)
• Twee-factor authenticatie: Optionele TOTP/2FA voor extra beveiliging
• Privé bestandsopslag: Geüploade documenten zijn nooit publiek toegankelijk en worden beveiligd via tijdelijke, ondertekende URLs
• Toegangsbeheer: Beperkte toegang tot gegevens op need-to-know basis. Vertrouwelijke VCP dossiers zijn alleen toegankelijk voor gebruikers met specifieke bewerken-rechten
• Beveiligde links: Gedragscode akkoord-links zijn beveiligd met HMAC-encryptie en 90 dagen geldig
• EU hosting: Secure hosting binnen de Europese Unie (GDPR-compliant)
• Regelmatige updates: Continue beveiligingsupdates en monitoring

9. Wijzigingen in deze privacyverklaring

We kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd bijwerken om nieuwe functionaliteiten, wettelijke vereisten of verbeteringen in onze privacypraktijken te weerspiegelen. Wijzigingen worden bekendgemaakt via e-mail en op deze website. De datum van de laatste wijziging staat bovenaan dit document vermeld.